radarbali.jawapos.com - Perjalanan dinas merupakan salah satu kebutuhan penting dalam dunia bisnis yang terus meningkat setiap tahun.
Menurut data Badan Pusat Statistik (BPS) Tahun 2025, ada sekitar 250-260 juta perjalanan dinasi yang terjadi dalam satu tahun. Persentasenya adalah 22,71% dari seluruh total perjalanan wisatawan nusantara.
Dalam konteks global, studi tahun 2024 menunjukkan bahwa 78% travel buyer menempatkan manajemen biaya perjalanan bisnis sebagai prioritas utama di 2025.
Kondisi ini memperkuat pentingnya penerapan corporate business travel management yang terstruktur, termasuk bagi perusahaan di Indonesia.
Salah satu contoh dari corporate business travel management adalah Modul yang disediakan oleh Mekari Expense, yaitu Modul Travel & Expense dari Mekari Expense.
Mengenal Corporate Business Travel Management
Untuk memahami bagaimana perusahaan bisa mengelola perjalanan dinas dengan baik, penting mengetahui definisi corporate business travel management.
Ini adalah praktik yang dilakukan untuk dalam mengelola seluruh siklus perjalanan dinas, mulai dari perencanaan dan pengajuan, proses persetujuan, pemesanan tiket dan akomodasi, pemberian cash advance atau per diem, pencatatan bukti transaksi, hingga reimbursement, pelaporan pengeluaran, dan memastikan keamanan karyawan selama perjalanan.
Pengelolaan ini melibatkan beberapa pihak. Misalkan karyawan yang melakukan perjalanan, atasan yang menyetujui tujuan dan anggaran, HR/GA yang mengatur kebijakan dan dukungan operasional, serta Finance yang mengelola anggaran dan audit biaya.
Pendekatannya juga dapat berbeda, ada yang masih ad-hoc dengan pemesanan manual dan kebijakan tidak terdokumentasi, serta ada yang terstruktur dengan kebijakan tertulis dan sistem digital yang mengotomasi alur pengajuan hingga reimbursement.
Bagaimana Travel Management Membantu Perjalanan Perusahaan?
Penerapan corporate business travel management yang terstruktur memberikan penghematan biaya yang signifikan. Menurut Global Business Travel Association (GBTA), perusahaan yang mengimplementasikan sistem manajemen perjalanan dapat menghemat hingga 15-20% dari total biaya perjalanan.
Selain itu, penggunaan sistem digital juga dapat mengurangi waktu administrasi hingga 40 jam per bulan per karyawan, berdasarkan data dari American Express Global Business Travel.
Ini terjadi karena otomatisasi dalam proses pengajuan, persetujuan, dan reimbursement yang mengurangi pemborosan waktu karyawan untuk urusan administratif.
Deloitte melaporkan bahwa perusahaan yang menggunakan perangkat lunak manajemen perjalanan dapat mengurangi biaya yang tidak sesuai kebijakan hingga 30%.
Komponen Biaya Perjalanan Bisnis dan Cara Menghitungnya
Menghitung total trip cost dan melakukan analisis per kategori biaya untuk menemukan peluang penghematan terbesar serta memastikan per diem tetap kompetitif.
1. Transportasi Utama
Meliputi tiket pesawat (termasuk bagasi, pemilihan kursi, dan biaya perubahan jadwal), tiket kereta, sewa mobil, taksi atau ride-hailing, dan shuttle bandara.
2. Akomodasi
Meliputi tarif kamar hotel sebagai biaya dasar, ditambah biaya wajib (mandatory fees) yang sering terlupakan seperti resort fee, parkir, Wi-Fi premium, dan pajak lokal lainnya.
3. Biaya Konsumsi (F&B) dan Per Diem
Biaya makan dan minum yang umumnya dianggarkan sekitar 1/5 dari total biaya perjalanan. Pengendalian biasanya menggunakan skema per diem (uang harian) yang mencakup makan, transportasi lokal kecil, dan biaya lain, diatur berbeda berdasarkan kota dan jabatan.
4. Biaya Lain-Lain yang Perlu Diperhitungkan
Meliputi visa, asuransi perjalanan, transportasi lokal tambahan, biaya konferensi, dan komunikasi (seperti roaming).5. Pengendalian dan Analisis Biaya
Tips dan Cara Mengelola Biaya Perjalanan Bisnis di Perusahaan Korporat
1. Buat Anggaran Terperinci
Pisahkan komponen biaya utama seperti transportasi, hotel, konsumsi, per diem, dan lainnya dalam anggaran perjalanan. Gunakan managed travel pricing dengan acuan tarif rata-rata historis dan batas maksimum per kota atau negara.
2. Pesan Lebih Awal dan Manfaatkan Tarif Korporat
Melakukan pemesanan lebih awal bisa menghindarkan dari kenaikan harga tiket mendadak. Negosiasikan tarif korporat dengan maskapai, hotel, dan penyedia transportasi yang sering dipakai untuk mendapatkan harga khusus.
3. Terapkan Travel Policy Otomatis
Gunakan workflow approval digital dengan batasan kebijakan jelas. Tujuannya adalah untuk memastikan pengajuan sesuai aturan dapat secara otomatis disetujui. Cara ini menghindari pemborosan waktu dan biaya akibat proses approval yang lambat.
4. Gunakan Corporate Card dan Reimbursement Digital
Dengan kartu korporat dan sistem reimbursement digital, kebutuhan pengumpulan struk manual dan input data berulang bisa diminimalkan. Proses ini menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan.
5. Pantau dan Analisis Data Pengeluaran
Manfaatkan dashboard real-time untuk memantau pengeluaran per departemen, vendor, dan traveler. Review berkala dan kumpulkan umpan balik karyawan untuk menyempurnakan kebijakan.
6. Kelola Biaya Tersembunyi dan Risiko
Buat itinerary yang realistis agar tidak memicu biaya perubahan tiket mendadak. Sediakan asuransi perjalanan yang memadai dan tetapkan kebijakan transportasi lokal agar biaya tak terduga dan risiko keselamatan dapat diminimalkan.
7. Gunakan Spend Management Software
Perangkat lunak manajemen perjalanan dan pengeluaran membantu mengotomatisasi seluruh siklus, mulai dari pengajuan hingga laporan akhir. Ini membuat kontrol biaya dan kepatuhan kebijakan perusahaan lebih mudah diterapkan.
Mekari Expense sebagai Solusi Corporate Business Travel Management Terbaik
Mekari Expense adalah spend management system pertama di Indonesia, bagian dari ekosistem software terpadu Mekari yang mengontrol pengeluaran bisnis secara transparan dan memberikan budget prediction lebih jelas.
Modul Travel & Expense dari Mekari Expense hadir sebagai solusi digital yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses perjalanan dinas secara efisien dan patuh kebijakan.
Mekari Expense menjadi platform yang memungkinkan pengawasan dan pengelolaan biaya perjalanan dengan transparansi dan kontrol yang lebih baik.
Mekari Expense menyediakan fitur khusus Business Travel / Travel & Expense yang mengelola seluruh proses perjalanan dinas karyawan dalam satu platform digital.
Mulai dari pengajuan perjalanan, estimasi biaya, pemberian cash advance, hingga proses approval multi-level berjalan otomatis sesuai struktur organisasi.
Fitur kebijakan dinamis memungkinkan pengaturan batas anggaran dan per diem secara otomatis berdasarkan jabatan, tim, atau tujuan sehingga biaya selalu terkendali dan klaim di luar aturan dapat dicegah.
Setiap tahap perjalanan terdokumentasi otomatis dan dapat dipantau real-time oleh karyawan, atasan, HR, dan bagian keuangan untuk mengurangi beban administrasi dan memudahkan audit.
Segera optimalkan manajemen perjalanan dinas perusahaan Anda dengan solusi digital yang terintegrasi agar pengeluaran dapat terkontrol lebih baik dan seluruh proses administratif berjalan lancar.
Coba gunakan Mekari Expense untuk mempermudah pengelolaan perjalanan bisnis dan meningkatkan efisiensi pengelolaan biaya perjalanan dinas di perusahaan Anda.
Editor : Rosihan Anwar