Mengelola data kehadiran karyawan merupakan salah satu tugas penting HRD yang dilakukan secara rutin karena menyangkut hak dan kewajiban perusahaan beserta seluruh karyawan. Namun sayangnya ada saja karyawan yang tidak begitu mempedulikan pentingnya memberikan informasi kehadiran yang akurat pada perusahaan.
Lupa absen, tidak masuk kerja tanpa izin, atau tiba-tiba menghilang di jam kerja tanpa pemberitahuan, hingga tidak menghadiri meeting tanpa kabar menjadi hal yang leluasa dilakukan tanpa beban. Hal ini dapat terjadi lantaran kurangnya kesadaran akan pentingnya data informasi kehadiran yang tak hanya ditujukan bagi perusahaan melainkan juga bermanfaat bagi karyawan.
Definisi Absensi pegawai/Presensi/Kehadiran Karyawan
Kehadiran karyawan di tempat kerja atau yang disebut dengan presensi meski mengalami pergeseran nama menjadi absensi pegawai yang sebenarnya berarti ketidakhadiran, namun tetap dipahami secara umum sebagai data yang menunjukkan informasi kehadiran karyawan setiap hari di dalam perusahaan yang meliputi waktu datang, pulang, lembur, istirahat, meeting, izin atau tidak masuk tanpa izin.
Manfaat Absensi pegawai bagi Perusahaan dan Karyawan
Perusahaan dan karyawan yang saling memahami manfaat data informasi absensi pegawai akan dapat saling bekerja sama dalam memberikan, mendapatkan dan mengolah data tersebut demi kepentingan bersama. Adapun beberapa manfaatnya antara lain:
1. Mendapatkan Ritme Kerja yang Baik
Seringkali karyawan merasa keberatan ketika mendapatkan peringatan atau sanksi potong gaji sebagai hukuman karena lalai akan absensi pegawai. Padahal, semua itu juga demi kebaikan karyawan. jam atau waktu kerja yang sudah ditentukan oleh perusahaan diatur sedemikian rupa agar tercipta ritme kerja yang baik.
Ritme kerja yang baik ini selain akan memudahkan perusahaan dalam mengetahui produktivitas karyawan, juga bermanfaat agar karyawan mencapai keselarasan waktu kerja dan waktu istirahat. Sehingga perusahaan dapat menetapkan waktu kerja yang sesuai dengan kondisi karyawan agar tidak kelelahan dan tingkat produktivitas tetap terjaga.
2. Menyeimbangkan Hak Karyawan dengan Kewajiban Perusahaan
Di dalam dunia bisnis, karyawan dan perusahaan merupakan dua pihak yang saling membutuhkan, dimana perusahaan membutuhkan tenaga dan pikiran karyawan untuk mendukung operasional bisnis. Di sisi lain, karyawan membutuhkan pekerjaan untuk mendapatkan penghasilan guna mencukupi kebutuhan hidup sehari-hari.
Di sini, data kehadiran kerja karyawan sangat dibutuhkan sebagai salah satu pedoman perusahaan dalam menunaikan kewajibannya yaitu memberikan gaji yang merupakan hak karyawan sesuai dengan waktu yang digunakan karyawan untuk bekerja di setiap harinya.
Termasuk adanya tambahan gaji jika karyawan lembur maupun potongan jika karyawan telat datang ke kantor atau tidak masuk kerja karena berdampak pada berkurangnya waktu tempuh kerjanya. Dengan demikian, gaji yang diberikan oleh perusahaan pada karyawan sudah sesuai dan tidak merugikan maupun menguntungkan salah satu pihak saja.
3. Sebagai Materi Pertimbangan Kenaikan Jabatan dan Berbagai Tunjangan Kerja
Perusahaan yang berkembang sangat memungkinkan untuk memperluas bisnis yang tentu akan membutuhkan karyawan-karyawan berprestasi untuk menempati posisi tertentu dengan jabatan yang lebih tinggi. Misalnya saja ketika perusahaan membuka cabang baru, daripada merekrut staf baru yang belum memahami seluk beluk perusahaan, maka perusahaan akan lebih memilih untuk menaikkan jabatan staf yang sudah ada.
Bukan sembarang staf, melainkan staf berprestasi dengan kinerja, produktivitas dan kedisiplinan kerja yang baik. Kedisiplinan karyawan bisa dilihat dari data kehadirannya selama bekerja. Untuk itu, karyawan yang menginginkan jenjang karir yang lebih tinggi di perusahaan dimana ia bekerja, maka harus memiliki histori data kehadiran yang baik. Selain itu, pada umumnya perusahaan juga tak akan segan memberikan penghargaan atau tambahan tunjangan kerja bagi karyawan yang disiplin.
Mengingat pentingnya data absensi pegawai seperti pada beberapa manfaat yang telah dijelaskan di atas, maka diperlukan kemudahan, kecepatan, ketepatan dan keamanan pada proses pencatatan kehadiran, akses data kehadiran, hingga pengolahannya. Apalagi jika jumlah karyawannya banyak, maka diperlukan sistem absensi pegawai yang tepat.
Apa itu Sistem Absensi pegawai Karyawan?
Sistem absensi pegawai karyawan adalah salah satu metode perusahaan dalam mengelola kehadiran kerja karyawan dengan tujuan untuk meminimalisir kerugian karena kurangnya ketidakhadiran dan produktivitas karyawan, dimana tingkat kedisiplinan dan produktivitas karyawan merupakan salah satu faktor penting yang mampu mempengaruhi kualitas suatu bisnis.
Mesin Absensi pegawai VS Absensi pegawai Online
Setelah memiliki sistem absensi pegawai yang tepat, maka pastikan seluruh karyawan dapat dengan mudah, cepat dan aman dalam mencatat kehadirannya. Hal ini berlaku bagi karyawan di seluruh divisi dan jenis pekerjaannya. Bagi buruh pabrik, teknisi perangkat keras, pramusaji, pramuniaga, atau karyawan yang bekerja di kantor dapat menggunakan Mesin Absensi pegawai Touchless mengingat sisi higienitas yang sangat dibutuhkan di masa pandemi seperti saat ini. sedangkan bagi karyawan yang berpindah-pindah lokasi kerja seperti sales kanvasing, sopir, kurir, satpam, atau para karyawan yang bekerja jarak jauh sebaiknya menggunakan sistem absensi pegawai online Talenta.
Selain ideal bagi para karyawan dengan mobilitas tinggi atau yang bekerja dari jarak jauh, sistem absensi pegawai online Talenta juga sesuai bagi karyawan yang bekerja di pabrik, toko, gudang, salon, restoran atau kantor yang menjalankan WFO karena juga memiliki higienitas dimana karyawan bisa melakukan pencatatan atau scan kehadiran kerja di ponsel masing-masing.
Beberapa kelebihan sistem absensi pegawai online ini antara lain:
• Mudah diintegrasikan dengan software personalia dan payroll sehingga akan diperoleh pengolahan data yang lebih lengkap dan terperinci.
• Tingkat keamanan yang lebih tinggi pada proses pencatatan, penyimpanan hingga akses data kehadiran karena absensi pegawai dilakukan dengan metode scan sidik jari di ponsel karyawan atau foto selfie dengan info lokasi kerja yang akurat berteknologi anti-fake GPS. Dari sisi penyimpanan data juga lebih terjamin karena pada umumnya semua data akan tersimpan pada cloud yang realtime dan up-to-date. Sedangkan dari sisi akses data juga pasti lebih aman karena bisa dilakukan pengaturan hak akses web sehingga hanya pihak tertentu yang telah diberi wewenang lah yang bisa mengaksesnya.
• Karyawan menggunakan ponsel masing-masing untuk pencatatan kehadiran kerjanya sehingga tidak memerlukan banyak pemasangan mesin absensi pegawai di berbagai lokasi kerja. Hal ini juga berimplikasi pada higienitas absensi pegawai.
• Murah dan tepat guna, seperti pada absensi pegawai online iO yang dapat menyesuaikan anggaran perusahaan, yakni sangat memunginkan untuk memilih plan harga sesuai layanan dan kuota yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Sangat lengkap dan praktis kan? Kelola kehadiran karyawan dari awal sampai hasil akhir begitu mudah, aman, serta hemat tenaga, pikiran dan biaya dengan dukungan teknologi yang paling mengerti kebutuhan HR masa kini. (rba)
Editor : Yoyo Raharyo